一、参展商要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。参展商有时会自己解决包装展品的问题。包装一定要细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。否则容易造成货物丢失或进错场馆的情况。

    二、展品包装外的标识要全面。比如在较大设备的包装箱外，要用特殊标志标明可以用来吊的位置、机器的重量、重心、方向等，这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时里面要加好防震的材料，箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放，也应该标明清楚。

    三、国际展商虽然可以选择运输商，但需要注意的是：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承运，但是对属于海关监管的展览品的运输，则不是任何公司都能被选择的。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此，海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。

    四、发货后要通知展览运输商，告诉对方负责人已经发货，并将运单传真过去，将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真，一是便于对方留底查货，二是展览会期间很忙，对方联系人不在的情况下，也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。

    五、与运输代理的沟通最为重要。作为参展商，参加展览会每个环节应该由专人负责，运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好，运输公司通常会有找不到人的情况发生，这样很容易耽误时间。

    六、为了尽量节约进馆时间，参展商应该听展览运输商的安排，由展览运输商凭经验统筹安排，通过这种方式尽可能地争取时间。

    七、国际国内同题材的展览会很多，很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。如果是进口展品，就要事先与运输代理沟通，因为海关监管的产品，报关手续比较繁琐。如果两个展览会不在同一国，除了考虑海关转关时间的因素外，还要考虑运输的问题。每年某些季节是航空公司空运的旺季，有时候空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。

    八、如果到国外参展，在运输代理的选择上也要慎重。国内的一些公司要价很便宜，但是对国外情况不了解。因此，参加国际展览尽量选择一些有国际代理关系的公司，这样参展商的货物安全性会就有保障。